ワークショップやイベントを開催したい!企画・準備の19のポイント

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ユキガオ
長崎生まれ・京都在住の陶芸作家&ライター&ブロガー。会社員10年目で脱サラし、好きなことして生きてます。
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ユキガオ
こんにちは、陶芸作家のユキガオ(@yukigao_22)です!

最近、2ヶ月連続でワークショップイベントを開催しました。

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イベントを開催して感じたのは…

とにかく企画と準備、めっちゃ大事!!!

ってこと。

企画段階で考えておくべきこと、いざ準備に取り掛かった段階で忘れちゃいけないこと。たくさんあるんです。

そして、企画・準備をどれだけ事前にやっておけるかが、イベント成功の鍵を握っているなぁと痛感しました。

(私のイベントも、思うところがたくさんありました…)

ということで、大事なことなのでもう一回言いますよ?

企画と準備、めっちゃ大事!!

じゃあ具体的に何をやったらいいのか?

どんなことに気を配ればいいのか?

それを、私の経験に基づいて(というか私の覚え書きのために)まとめてみました。

大きく分けて

  1. 企画編
  2. 準備編
  3. 番外編

の3つ。

それぞれのパートで細かくポイントを説明していきます!

 

 

【企画編】なぜ?なんのために?をしっかり

どんなイベントも「なんとなく」とか「思いつき」でやったらまず失敗します。

特に私のような一般人ならなおさら。

人も集まらなければ、満足度だって低くなってしまう。

だから企画はとにかくじっくり考えて、いつでも誰にでも納得してもらえるような説明ができるまで煮詰めましょう!

ここで押さえておくべきポイントは6つあります。

 

①コンセプト・目的を考えよう

イベントをやる上で「なぜそのイベントを開催するのか?」が一番大切。肝となる部分です。

  • なんのために開催するのか?
  • 参加者にどうなってほしいのか?

といったことをまず決めておきましょう。

特に「なんのために」は、洗い出すことによって自分自身の価値観がクリアになるので本当に大切。

ここを考えないで進めてしまうと、多くの人に参加してもらうのは難しい。

なぜなら、「どんな目的で・どんな価値を提供できる場として開催するのか」がわからないイベントなんて、誰も行く気にならないから。

そして何より困るのは、あとあと自分のモチベーションを保てなくなることです。

イベントを思いついた瞬間って「面白そう!」とワクワクできるんですが、いざ準備を始めると手間も時間もかかる…

そんな時に「よし、頑張ろう!」と思えるかどうかがかかっています。

コンセプト・目的を考えるためには、惜しみなく時間を使いましょう。

考えたものを「伝わる言葉」にするのも大事です。

キャッチコピーはわかりやすく目を引くようにつけましょう!

 

②ターゲットは明確に絞ろう

コンセプトの次に大切なのが、「ターゲットは誰なのか」というところ。

  • どんな人に来て欲しいのか?
  • 誰に向けて開催するものなのか?

これが明確でないと、そもそも「どうしたら楽しんでもらえるイベントになるか?」を考えることができない。

できる限り属性を細かく絞って、その人たちに届くようなメッセージを考えましょう。

そしてそのメッセージは、対象となる人たちに届く場所で拡散しましょう。

例えば「インターネットに疎い人たち」が対象なのにSNSで拡散しても意味ないですよね。

声をあげるならどこがいいのか?も、対象となる人たちを考えることでハッキリしてきます。

 

③参加者にとってメリットのある企画を

主催者だけが嬉しいイベントには人は集まりません。

自分が参加する側だと思えば当たり前のことなんですが、主催する立場になると案外わからなくなるもの。

  • 参加する人たちにとってのメリットは何か?
  • 参加したら何を得ることができるのか?

そういう客観的な視点で「イベントの価値」を考えましょう

 

④価格設定は慎重に(目標人数の半分)

ワークショップなどのイベントには、スポンサーがつかない限り必ず費用がかかります。

  • レンタルスペース代
  • 原材料費
  • 加工費
  • 交通費
  • 外注費(カメラマンなど)

これらの費用を自分たちでまかなうとすれば、参加費を設定しなければなりません。

そしてこの設定は、まず利益を出すことより「赤字にならない」ことを目指しましょう

なぜなら、まだ実績がない人のイベントに多額の参加費を払って来てくれる人はいないし、そもそも参加者も十分に集められるかわからないから。

そのため、あらかじめ経費を計算し、集客見込み人数から逆算。

集客人数は、定員の半分くらいとしておけば安心です。(もちろん集客活動は200%の力でやるとして)

また、世の中にある似たようなイベントの価格設定も参考にしましょう。

もし逆算した結果、世間一般より高すぎる場合は、経費を使いすぎていないか見直しましょう。

 

⑤日程は人が集まりそうな日を選ぼう

日程はかなり大事です。

その決め方のポイントは、参加してほしい人たちが参加しやすい日程にすること。

つい自分たちの開催できる日程から考えてしまいますが(もちろんそこも大事だけど)、参加したい人たちの都合と全然合わなかったら意味がない。

あらかじめSNSなどでアンケートを取れたらベストですね。

その結果を受けて日程を決めてもいいと思いますよ!

 

⑥会場はアクセスを考慮しよう

どうしてもアクセスが悪いと、参加者は少なくなりがち…。

逆にアクセスがいい場所なら「○○のついでに行こうかな」と思ってくれる場合もあります。

そのため会場は、

  • 駅から近い(徒歩圏内)
  • 電車の本数も多い

というのが理想。

車移動を前提に考えるなら、近くに駐車場があるかどうかも大切になります。

あとは会場内の付帯設備、テーブル数、座席数などもイベント内容と照らし合わせて探しましょう。

 

【準備編】当日をイメージすることが大事

企画ができたら、次はいよいよ準備です。

企画段階で考えたことがイベントの核になるのですが、そこからどれだけ肉付けしていけるかは準備段階にかかっています

つまり、準備が貧相だとイベントも貧相なものになってしまうということ。

そうならないためにも、念入りに準備をしておきましょう!

ポイントは全部で13個あります。

 

①ブログ&SNSで告知をしよう

イベントは、たくさんの人に知ってもらうことが大事!

そのため、ブログやSNSをフル活用して告知しましょう。

まずは「このページを見ればイベントのことがわかる」というページを作ります。

このページには、イベントを思いついた経緯も含めた想いを書くのがポイント

ただ日時や内容を書いただけの告知記事では、誰もイベントに興味を持ってくれません。

また、日程を空けてもらうために告知は1ヶ月以上前に行いましょう。

あまりに早いと「まだ日程がわからない」という人もいますが、そのあと定期的にお知らせすればOK。

SNSで拡散するときに一番目につくアイキャッチ画像は、一目でイベント内容がわかるものだとなおヨシです。

 

②チケットはネットショップで販売しよう

参加費は、事前に集めるのがおすすめ。(当日受付で集めるとバタバタするので…)

そこで便利なのがネットショップです。

オンライン決済で手軽にチケットを購入してもらえて、主催者側も誰が購入したのか管理できます。

BASEなど、無料ですぐに作れるネットショップを活用するのがオススメです。

例えば3月に開催したイベントのチケットは、こんな感じ↓


https://yukigao.official.ec/より

また事前に参加費を払ってもらうことで、ドタキャンを防ぐ効果もあります。

補足
ただし、いずれのネットショップを使うにしても手数料がかかってしまうため、そこも考慮した価格設定が必要です。 

 

③会場ヘ一度下見に行こう

使用する会場が初めての場所なら、一度下見に行ってシミュレーションしておきましょう。

  • 鍵の開け方
  • 鍵の返却方法
  • 備品の使い方
  • 駐車場の場所

などが事前にわかっていると、当日慌てずに済みます。

また、場所の広さや作業の動線も考えておけると、イベントの準備もスムーズです。

 

④時間配分はシュミレーションしておこう

ワークショップイベントって、思ったより時間がかかってしまうんですよね…

余裕を持たせていたつもりでも、時間が押してしまう。

そうなると満足いくイベントになりません。

そのため、事前に少人数でプレ・ワークショップを開催するなど、時間の目安を作っておくのが大事。

ちなみに私は、クリエイターコミュニティ『つくりて×つくりて』でこんなイベントをやってシミュレーションしていました。

ものづくりワークショップを開催しました!【次回は3月・千葉県いすみ市】

2018.02.04

また、当日遅れてしまう人は必ずいます。

そういった人への対応も決めておけば安心です。

 

⑤会場に貼るポスターを用意しよう

もし会場がビルの中にあるレンタルスペースなんかだと、参加者がなかなか辿り着けないことも…

そのため、ポスターを2〜3枚用意して

  • 建物の入り口
  • エレベーター前
  • 部屋の前

などに貼って道案内をしましょう。

イベントが始まる前に迷子になると、イベント自体も楽しめなくなる恐れがあります。

せめて会場まではスムーズに来てほしいですよね。

 

⑥サンプルを用意しよう

ものづくり系のワークショップの場合、参加者に何かを作ってもらうことになります。

作る前にサンプルがあると、具体的なイメージを持たずに参加した方も作りやすい。

また、完成形があることで「やってみたい」という気持ちも湧きやすいもの。

いくつかブースを作る場合は、自分のブースへ呼び込む意味でもサンプルはいくつかあるといいですよ。

 

⑦受付は別スタッフにお願いしよう

ワークショップの準備って、開場直前までバタバタするんですよね…

前日入りして準備できていれば問題ないですが、場所代のことを考えるとそれも難しい。

だけど、参加者の方は早めの時間からスタートギリギリまで各々のタイミングでやってきます。

そこで受付の対応をしていたら、とても準備が終わらない…!!

ということで、受付は誰かにお願いして手伝ってもらうのがオススメ。

 

⑧参加者チェックシートを作ろう

受付を自分で担当する場合でも誰かにお願いする場合でも、チェックシートは必須。

紙じゃなく、Googleスプレッドシートなどで共有してもOKです。

参加者の

  • お名前
  • チケットの種類(あれば)、料金
  • 支払いの有無
  • チェック欄

をリストにしておきましょう。

直前に「最新状態かどうか」確認するのを忘れずに!

 

⑨参加者へ当日の事前連絡をしよう

参加者はある程度の情報を知った上で申し込んでくれています。

だけど、「参加する人にだけ伝えておかなければいけない情報」がある場合も。

まず最低限伝えておくべきなのは、アクセスの詳細(最寄駅やルート、建物外観)。

さらに陶芸ワークショップでいえば

  • 服は汚れる?
  • 爪は切った方がいい?
  • 持ってくるべきものは?

といった補足情報も、事前に伝えておいた方が参加者のためにもなるし主催者もバタバタせずに済みます。

 

⑩アンケートを作ろう

せっかくイベントを開催して参加してもらったのなら、感想をもらって次回に役立てましょう!

この記事も、主催者として感じた反省点だけでなく、アンケートの回答も参考に書いています。

  • 職業、年齢
  • イベントを知ったきっかけ
  • 参加した理由
  • イベントの満足度(5段階)
  • 良かった点
  • 改善要望
  • その他メッセージ

といった項目があればいいかと思います。

(他に追加すべき項目があれば、これ読んでる方ぜひ教えてください…!)

 

⑪当日券販売に備えておつりを用意しよう

当日でも飛び込み参加が可能な場合、受付で参加費を払ってもらうことになります。

おつりがないとその場で慌てることになるので、おつりは多めに用意しましょう。

チケット代が端数(1,800円とか)なら、100円玉も。キリがいい場合は千円札を用意。

また、当日物販もする場合は、その分のおつりも考慮して用意しておか必要があります。

「おつりがないのでお代はいただけません…」ということにならないように!

 

⑫SNSのハッシュタグを決めよう

今や、イベントとSNSは切り離せないもの。

SNSでつぶやいてもらえば、イベントや自分の存在を他の人に知ってもらう機会にもなります。

ワークショップのようなイベントはオフレコにする必要ないので、どんどん拡散してもらいましょう!

そこで大事なのが、ハッシュタグ。

ハッシュタグを決めておけば「このハッシュタグでつぶやいてもらえればあとでいいねやRTします」とツイートにつなげやすい。

ハッシュタグは5〜6文字程度で、簡単かつ独自性のあるものがいいです。

ひらがななのか?カタカナなのか?もハッキリと。(混在するものは避けた方が◎)

間違ったハッシュタグだと、あとで検索するときに見つけきれなくなるので気をつけましょう!

 

⑬自分をアピールできるものを持って行こう

普段会えないような人たちと会えるのがワークショップのいいところです。

ネットでの活動がメインならなおさら、普段どんなことをしているのか?どんなものを作っているのか?を伝えるチャンス。

せっかくなので

  • 自分は何者なのか?
  • どういうものを作ってるのか?
  • 仕事の依頼方法、連絡先

がわかるものを用意しておき、必要に応じて手渡しましょう。

たとえば

  • 名刺
  • フライヤー
  • 作品
  • ショップカード

あたりが用意できれば◎。

 

【番外編】人をたくさん巻き込んだ方が楽しい!

必ずしも必要じゃないし、人によっては苦手かもしれないけど…

関係者がたくさんいるって楽しいんです!

共犯者というか、共同製作者というか。

「一緒にイベントを作り上げる人」がたくさんいればいるだけ、感謝の気持ちが増えるし、その分終わった時の幸福感が上がるんですよね。

私の場合、クリエイターさんを集めた『つくりて×つくりて』というコミュニティから仲間を募ってます。

もちろん個人でやれるイベントもある。

でも、終わった時の達成感をだれかと共有するってめちゃくちゃ幸せですよ!!

「終わったね」「お疲れさまでした」って言い合って笑うのが好きでたまらないから、私はまたいつかワークショップをやるときも人を巻き込みたいなと思っています。

現在企画している別のイベントも、実は裏でいろんな人を巻き込んで企画しています。

【大人の自由研究発表会】参加者を募集します! ※詳細、申込方法あり

2018.04.30

その方がアイデアも広がるし、何より楽しいんです。

 

「まずやってみる」のも大切

ここまで色々と「押さえておきたいポイント」を書いてきましたが…

自分の経験に勝るものはない!!

と、強く思います。

ワークショップなどのイベントを開催したいと思ったら、とりあえず自分でやってみる。

そのときにこの記事に書いたポイントを思い出してもらえたらいいのかな、と。

いきなり大きいイベントにせず、まずは小さく試してみる。

そこから得られた気づきを、また次のイベントに活かせばいいと思います。

私もこの記事は、自分の覚え書き&次の参考にするために書きました。

 

ワークショップは大変なこともあるけど、人を楽しませることのできる幸せなイベント

ぜひこの記事を参考に、楽しいイベントを開催してみてくださいね!

 

ユキガオ